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AKSync ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook, mit der Sie Ihre Aufträge und Adressen in TomTom Business Solutions über Ihre Standardsoftware Microsoft Outlook bearbeiten können. AKSync ermöglicht Ihnen eine echte 2-Wege-Kommunikation zwischen Microsoft Outlook und TomTom Business Solutions. AKSync ist Fuhrpark fähig. Es können beliebig viele Fahrzeuge direkt aus einem oder mehreren Outlook heraus administriert werden. Mit AKSync ist es möglich Termine und Kontakte aus Microsoft Outlook ohne TomTom WEBFLEET an TomTom Business Solutions zu übergeben oder Daten von TomTom Business Solutions in Microsoft Outlook zu übernehmen. Ein Termin wird in Microsoft Outlook erstellt und das AKSync-Add-In übergibt die Daten an AKSync-SERVER. Der Server bereitet die Daten für TomTom WEBFLEET auf und über die Datenschnittstelle TomTom WEBFLEET.connect werden alle relevanten Informationen an den TomTom-SERVER übergeben. Von dort aus läuft alles so wie Sie es bisher von TomTom Business Solutions kennen. Statusmeldungen zum Auftrag aus den Fahrzeugen und Aufträge oder Adressen aus TomTom WEBFLEET werden an Microsoft Outlook übergeben. TomTom-Aufträge werden im Outlook-Kalender als Termine und TomTom-Adressen werden als Outlook-Kontakte in Microsoft Outlook eingetragen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit im AKSync-Portal Benutzerrechte zu vergeben. Ein Administrator kann verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Rollen zuordnen. Termine/Aufträge oder Kontakte/Adressen können dem einzelnen Mitarbeiter, Arbeitsgruppen oder auch allen zugeordnet werden. Alle ausgewählten Daten werden unter den ausgewählten Mitarbeitern synchronisiert.. So weiß zum Beispiel ein Vertriebsleiter mit einem Blick in seinen Outlook-Kalender, welche Terminplanung seine Außendienstmitarbeiter haben und wie der Auftragsstatus zum Termin ist, ohne dass er in die Auftragsverwaltung vom WEEBFLEET muss. Vorteile auch für den Außendienst: Termine können selbst in Outlook anlegt und als Auftrag an TomTom Business Solution verschickt werden. Oder er erhält im WEBFLEET disponierte Aufträge übersichtlich als Termine in Outlook. Änderungen am Termin/Auftrag werden bei der nächsten Synchronisation bei allen Beteiligten abgeglichen.